Registrar notas de crédito recibidas de proveedores:

Este procedimiento se realiza estando en el mismo de modulo “Purchases & Vendors”, buscando el recuadro que se lee como “Credits and returns” (créditos y devoluciones). Al presionar esta opción aparecen otras opciones que son las siguientes:
-“New Vendor Credit Memo” (nueva nota de crédito del proveedor): Al presionar esta opción aparece la venta para registrar una nueva nota de crédito. En la ventana se escoge el proveedor en la parte superior izquierda de la ventana, donde se lee “Vendor ID” (identificación del proveedor), al hacer esto vamos a notar que aparece, de ser el caso, las facturas registradas, a ese proveedor. De ser el caso de que la nota de crédito sea correspondiente a una factura de proveedor ya registrada, se le asigna a dicha factura, marcando la factura en cuestión, en el recuadro que dice “Apply to invoice #” (aplicar al número de factura). Al hacer lo indicado anteriormente, aparecerá la cantidad de producto o servicio que se esta devolviendo. Es importante saber que esta transacción, hecha de esta forma, afecta directamente las cantidades de inventario en el caso de que la factura a aplicarle el crédito sea de algún artículo de inventario, tal como, materia prima o producto terminado. En caso de no tener que ser aplicado a ninguna factura, simplemente se llena la sección que se lee como “Apply to purchases” (aplicar a compras).
En ambos casos se procede a llenar la cantidad, el artículo de inventario (de ser este el caso), la cantidad a retornar, la descripción, la cuenta contable, el precio por unidad y monto.

Anular cheques emitidos:

Para proceder a anular cheque se realizan los siguientes pasos:
-Se busca en el mismo modulo de “Purchases & Vendors” , y busca el recuadro “Void Checks” (anular cheques). Al aparecer la ventana de anular cheques, se ve en la parte superior izquierda de la ventana, un recuadro que se lee como “Account ID” (identificación de la cuenta). En esta se escoge la cuenta bancaria de donde se emitió el pago. Luego aparecen todos los cheques en transito que están emitidos y se procede a marcar el cheque a anular. Al marcar dicho pago se presiona un recuadro en la parte que se lee como “Void” (anular) en la parte inferior de la ventana. El sistema le pregunta si esta seguro de que desea anular la transacción, y se le contesta que si.

Emitir pagos y editar pagos de dinero a proveedores:

Para realizar estas transacciones, se debe estar en el menú “Vendors & Purchases”, y buscar el recuadro que se lee como “Pay Bills” (pagar facturas). Al presionar este recuadro se van a observar las siguientes opciones: “Pay Bill” (pagar facturas), y “view and edit paid bills” (ver y editar facturas pagadas y pagos realizados).
Para emitir un pago a un proveedor, se escoge la opción “Pay Bills” y aparece la ventana correspondiente.
En dicha ventana se procede a buscar el cliente, marcando la lupa al lado del recuadro que se lee como “Vendor ID”. Al llamar al proveedor correspondiente, deben aparecer las facturas abiertas pertenecientes a dicho proveedor. En el recuadro de “Check number” (numero de cheque) va el número de cheque a emitir, que lo asigna el sistema cuando se va a imprimir dicho cheque. Se debe chequear siempre que sea el mismo numero del cheque físico y estar pendiente del correlativo. Se procede a colocar la fecha en la casilla donde se lee “Date”, la fecha aparece correcta siempre que la transacción sea el mismo día que se esta registrando dicha transacción. En la parte superior derecha se encuentra la opción de escoger la cuenta bancaria a donde va el dinero recibido, este se llama “Cash Account” (Cuenta bancaria).
Como lo indicado anteriormente, al llamar al proveedor en cuestión, aparece(n) la(s) factura(s) abiertas o pendientes correspondientes a dicho cliente. Cuando se emite el pago, se marca el cuadro que dice “Pay”, siempre y cuando el monto del pago coincida con la factura registrada. Si es el caso, simplemente se hace lo anterior y se graba. Si corresponde tomarse un descuento, se procede a colocar el monto del descuento en la casilla que se lee como “Discount”. En el caso de que el monto a pagar es diferente al monto de la factura, se procede a colocar el monto a pagar en la casilla “Amount paid” (monto pagado). En el caso, de utilizar la casilla de “discount”, hay siempre que verificar o colocar la cuenta contable correcta, yendo a la parte superior de la ventana, donde se lee “Journal”, y buscar el monto del descuento y aplicárselo a la cuenta contable correspondiente.
En el caso de ser un pago de una factura que no se ha emitido, o sea, un prepago, se llama al proveedor y se marca la casilla que se lee como “Prepayment” (prepago), se coloca el monto total del pago, y se graba. Después de que se registra la factura correspondiente a dicho prepago, se procede a editar dicho prepago y se desmarca el recuadro que se lee como “Prepayment”, e ir a “Apply to Invoices” donde ya debe aparecer la factura registrada y se le aplica el monto a dicha factura.

Para editar un pago emitido existente, se presione el recuadro “Pay Bill” y se escoge la opción “view and edit paid bills”. Al marcar esta opción, el sistema mostrara la lista de los pagos emitidos en el periodo en cuestión, se le hace doble clic al pago a editar, se modifica y se procede a grabarlo.
Cuando se llama a la lista de pagos, se debe chequear en la parte superior de la ventana, el periodo correcto en el cual se encuentra la transacción.

Registrar y editar facturas y recepciones de proveedores:

Para crear y editar facturas de proveedores se debe presionar el cuadrado que se lee como “Enter Bill” (Registrar factura), al presionar este cuadro aparecerán varias opciones que son los siguientes: “New Bill” (nueva factura), y “View and Edit Bill” (Ver y editar factura).
Para registrar nuevas facturas de proveedores se hace lo siguiente:

“New Bill” (Nueva factura): Al presionar esta opción aparece la ventana para crear facturas. Se llama al proveedor en la parte superior izquierda, que se lee “Vendor ID”. Se define la dirección de envío en donde se lee “Ship to” (Envío a), en caso de ser una dirección distinta de la dirección de las oficinas principales. El número de factura viene con la factura física del proveedor. Es muy importante destacar que este es el procedimiento que se realiza cuando se recibe materia prima o cualquier producto, con el cual no se ha recibido la factura física del proveedor. De ser este el caso, se marca un recuadro ubicado en la parte superior derecho de la ventana que se lee como “Waiting for Bill”(esperando por factura) y se deja el espacio de numero de factura en blanco. A mitad de la ventana aparecen varios recuadros; estos son: “Customer PO” (orden de compra del cliente), Ship Via (método de envío), “Ship date” (fecha de envío), “Terms” (términos de crédito) y “A/P account” (cuenta contable de pasivo a utilizar). Todas estas vienen automáticamente gracias a la información suministrada a la ficha del proveedor y en la información de la orden de compra existente relacionada a dicha factura o recepción. Debajo de estos recuadros, se encuentran dos secciones: “Apply to Purchase Order” (Aplicar a ordenes de compra existentes), y “Apply to Purchases” (Aplicar a compras); en la primera se utiliza la información de la orden de compra preexistente y en la segunda, cuando no existe orden de compra preexistente. Después de llenos estos recuadros, se procede mas abajo, a introducir la información de la factura relacionada con cantidad, producto, descripción (viene directamente con el producto), precio por unidad y Monto total. Esta información se llena automáticamente cuando la factura se le asigna a una orden de compra preexistente. Los recuadros donde se llena dicha información en el mismo orden, es la siguiente: “Quantity”, “Item”, “Descripction”, “Unit Price”y “Amount”.
Para editar y cambiar facturas de proveedores existentes, se presiona el cuadro “Enter Bill”, y se busca la opción “View and edit Bill” (Ver y editar facturas de proveedores). Al entrar en esa opción, va a salir una lista de facturas existentes, y al encontrar la factura a modificar, se le hace doble “click” y aparece la ventana anteriormente mencionada, pero con la información ya llena, lo que procede después es cambiarla y grabarla.
Es muy importante señalar, que este es el procedimiento a realizar cuando se recibe una factura correspondiente a una mercancía ya recibida. Se procede a editar la factura, y se desmarca el recuadro “Waiting for Bill”, y se le coloca el numero de factura que aparece en la factura física suministrada por el proveedor.

Crear y modificar ordenes de compra:

En el mismo modulo de “Vendors & Purchases”, debajo del cuadrado que se lee “Vendors”, se encuentra ubicado otro cuadrado que se lee como “Purchase Orders” (ordenes de compra). Al presionar este cuadrado aparecen varias opciones:
“New Purchase Order” (Nueva orden de compra): Al presionar esta opción aparece la ventana para crear ordenes de compra. Se llama al proveedor en la parte superior izquierda, que se lee “Vendor ID”. Se define la dirección de envío en donde se lee “Ship to” (Envío a), en caso de ser una dirección distinta de la dirección de las oficinas principales. Se coloca la fecha en donde se lee “Date” (Fecha), y se coloca la fecha de validez de la orden de compra donde se lee “Good thru” (Valido hasta). El número de orden de compra se lo asigna directamente el sistema, cuando lo imprime. A mitad de la ventana aparecen varios recuadros; estos son: “Customer SO order” (pedido del cliente), “Customer Invoice #” (Numero de factura del cliente), “Discount Amount” (monto de descuento), “Terms”(terminos de pago) ,Ship Via (metodo de envio),”A/P Account”(cuenta contable de cuentas por pagar a utilizar). Todas estas vienen automáticamente gracias a la información suministrada a la ficha del cliente, a excepción del “Customer Invoice” y “Customer SO order”. Después de llenos estos recuadros, se procede mas abajo, a introducir la información de la orden de compra relacionada con cantidad, producto, descripción (viene directamente con el producto), precio por unidad y Monto total. Los recuadros donde se llena dicha información en el mismo orden, es la siguiente: “Quantity”, “Item”, “Descripction”, “Unit Price”y “Amount”.
Para editar y cambiar ordenes de compra existentes, se presiona el cuadro “Purchase Orders”, y se busca la opción “View and edit Purchase orders” (Ver y editar ordenes de compra). Al entrar en esa opción, va a salir una lista de ordenes de compra existentes, y al encontrar la orden de compra a modificar, se le hace doble “click” y aparece la ventana anteriormente mencionada, pero con la información ya llena, lo que procede después es cambiarla y grabarla.

Para realizar estas transacciones, se debe estar en el menú “Customers & Sales”, y buscar el recuadro que se lee como “Receive Money” (recibir dinero). Al presionar este recuadro se van a observar las siguientes opciones: “Receive Money from customer” (recibir dinero del cliente), y “view and edit payments received” (ver y editar pagos recibidos).
Para registrar un pago recibido de un cliente, se escoge la opción “receive Money from customer” y aparece la ventana correspondiente.
En dicha ventana se procede a colocar en la parte superior izquierda, el numero del deposito “Deposit Ticket ID”, luego, se procede a buscar el cliente, marcando la lupa al lado del recuadro que se lee como “Customer ID”. Al llamar al cliente correspondiente, deben aparecer las facturas abiertas pertenecientes a dicho cliente. En el recuadro de “Referente” (referencia) va el número de cheque del cliente. Se procede a colocar la fecha en la casilla donde se lee “Date”, la fecha aparece correcta siempre que la transacción sea el mismo día que se esta registrando dicha transacción. En la casilla que se lee como “Payment method” (metodo de pago), se escoge dicho método, ya sea, “Cash” (efectivo), “Check” (cheque), “Wire transfer” (Transferencia electrónica), o “letter of credit” (carta de crédito). En la parte superior derecha se encuentra la opción de escoger la cuenta bancaria a donde va el dinero recibido, este se llama “Cash Account” (Cuenta bancaria).
Como lo indicado anteriormente, al llamar al cliente en cuestión, aparece(n) la(s) factura(s) abiertas o pendientes correspondientes a dicho cliente. Cuando se recibe el pago, se marca el cuadro que dice “Pay”, siempre y cuando el monto del pago coincida con la factura emitida. Si es el caso, simplemente se hace lo anterior y se graba. Si el cliente se tomo un descuento que le correspondía, se procede a colocar el monto del descuento en la casilla que se lee como “Discount”. En el caso de que dicho descuento no corresponda, o que el monto del pago no corresponde a la factura, se procede a colocar el monto recibido en la casilla “Amount paid” (monto pagado). En el caso, de utilizar la casilla de “discount”, hay siempre que verificar o colocar la cuenta contable correcta, yendo a la parte superior de la ventana, donde se lee “Journal”, y buscar el monto del descuento y aplicárselo a la cuenta contable correspondiente.
En el caso de ser un pago de una factura que no se ha emitido, o sea, un prepago, se llama al cliente y se marca la casilla que se lee como “Prepayment” (prepago), se coloca el monto total del pago, y se graba. Después de que se emite la factura correspondiente a dicho prepago, se procede a editar dicho prepago y se desmarca el recuadro que se lee como “Prepayment”, e ir a “Apply to Invoices” donde ya debe aparecer la factura emitida y se le aplica el monto a dicha factura.

Para editar un pago recibido existente, se presione el recuadro “Receive Money from customers” y se escoge la opción “view and edit payments received”. Al marcar esta opción, el sistema mostrara la lista de los pagos recibidos en el periodo en cuestión, se le hace doble clic al pago a editar, se modifica y se procede a grabarlo.
Cuando se llama a la lista de pagos, se debe chequear en la parte superior de la ventana, el periodo correcto en el cual se encuentra la transacción.

Emitir notas de crédito a clientes:

Este procedimiento se realiza estando en el mismo de modulo “Customer & Sales”, buscando el recuadro que se lee como “Credits and returns” (créditos y devoluciones). Al presionar esta opción aparecen otras opciones que son las siguientes:
-“New Credit Memo” (nueva nota de crédito): Al presionar esta opción aparece la venta para registrar una nueva nota de crédito. En la ventana se escoge el cliente en la parte superior izquierda de la ventana, donde se lee “Customer ID” (identificación del cliente), al hacer esto vamos a notar que aparece, de ser el caso, las facturas emitidas, a ese cliente. De ser el caso de que la nota de crédito sea correspondiente a una factura de cliente ya registrada, se le asigna a dicha factura, marcando la factura en cuestión, en el recuadro que dice “Apply to invoice #” (aplicar al número de factura). Al hacer lo indicado anteriormente, aparecerá la cantidad de producto o servicio que se esta devolviendo. Es importante saber que esta transacción, hecha de esta forma, afecta directamente las cantidades de inventario en el caso de que la factura a aplicarle el crédito sea de algún artículo de inventario, tal como, materia prima o producto terminado. En caso de no tener que ser aplicado a ninguna factura, simplemente se llena la sección que se lee como “Apply to Sales” (aplicar a ventas).
En ambos casos se procede a llenar la cantidad, el artículo de inventario (de ser este el caso), la cantidad a retornar, la descripción, la cuenta contable, el precio por unidad y monto.